Пређи на садржај

Како написати пословно писмо

Извор: Викикњиге

Основни елементи:
Заглавље/адресант
Датум
Адресат
Предмет
Уводни поздрав
Текст
Завршни поздрав
Име и презиме и потпис
Прилози

Пословно писмо основни је вид комуникације у савременом пословању, чија је сврха да читаоцу пружи одређену информацију. Иако пословно писмо по правилу служи за комуникацију између две различите компаније, када год желите да имате трајну забелешку о томе да сте неком послали неку информацију, одлучите се за писање пословног писма.

Ова врста документа има веома јасно и прецизно дефинисану структуру која не трпи одступања. Прво, и најважније, примаоцу пословног писма мора одмах бити јасно уочљиво ко му пише. Дакле, у врху странице, заглављу, пишу се основни подаци пошиљаоца – адресанта. Предузећа наравно имају своје меморандуме у којима се налазе ови подаци. Уколико је реч о индивидуалном пословном писму, у заглављу стоје основни подаци о пошиљаоцу – име, презиме, адреса, контакт телефон (правило о броју мобилног телефона примењује се и у овом случају), е-маил.

Следећу целину представљају подаци о примаоцу. Дакле, назив компаније, односно име, презиме и адреса примаоца. Уколико знате име и перезиме примаоца, правила лепог понашања везана за овај вид пословне кореспонденције налажу да се уз име и презиме наведу и подаци о функцији/звању особе којој се обраћате.

Испод адресних података примаоца наводи се место и време писања писма. Датум се пише арапским бројкама, без нуле испред једноцифрених бројева, са тачком иза. Након датума пише се пуно име месеца, па онда година са четири цифре и тачком. Након датума слања писма, наводи се предмет писма, односно кратак и јасан опис садржаја писма (нпр. Предмет: Понуда)

Примаоца писма ословљавајте у складу са правилом – ако је прималац познат, писмо започињете речима „Поштовани господине/госпођо Петровић”. Уколико не знате име и презиме адресанта, писмо почињете само фразом „Поштовани”. Први пасус Вашег пословног писма треба да садржи јасну и прецизну информацију о разлозима Вашег обраћања адресату. Остали део текста треба да се односи искључиво на предмет Вашег писма. Информације треба да су кратке, стил писања јасан и сажет. Посебну пажњу обратите на правопис. Последњи пасус, пре поздрава, служи да изнесете своја очекивања у вези са предметом Вашег писма. На крају, наравно, поздрав. Опет формалан – „С поштовањем” , „Срдачан поздрав” и сл. Веома је важно да не заборавите да се на крају писма потпишете, али и да обавезно откуцате своје име и презиме.

На крају, уколико уз Ваше пословно писмо шаљете и било какву пратећу документацију, то обавезно и наведите, на крају писма, под ставком „Прилози”, таксативно побројано.

Што се графичког изгледа странице тиче, у савременој пословној комуникацији постоји више прихваћених облика пословног писма – блок форма, зупчаста, комбинована, слободна... Но, без обзира за коју се форму одлучите, наведени елементи исти су за све. Што се типографских правила тиче, и овде важи препорука да користите стандардне фонтове, дакле, Тимес Неw Роман или Ариал, не веће од 12 тачака.

Види још[уреди]